Om een social media beleid op te stellen, kunt u rekening houden met de volgende richtlijnen:

• Bepaal of werknemers überhaupt uitlatingen mogen doen over het bedrijf op social media.
• Leg vast in hoeverre werknemers tijdens werktijd social media voor privédoeleinden mogen gebruiken.
• Bepaal in hoeverre werknemers op social media mededelingen mogen doen over het bedrijf en/of collega’s.
• Maak onderscheid tussen een privé en bedrijfsaccount.
• Stel voorwaarden vast waaronder werknemers zich namens het bedrijf mogen uiten op social media.
• Leg vast wat er gebeurt met het account van een werknemer wanneer het dienstverband eindigt, bijvoorbeeld of de werknemer zijn volgers op Twitter mag behouden.

Let op dat werkgevers rekening moeten houden met de vrijheid van meningsuiting van werknemers. Een volledig verbod op social media is niet mogelijk. Wanneer een negatieve uiting het bedrijf in een slecht daglicht stelt, kan het social media beleid als richtlijn dienen. Sancties voor overtreding van deze regels kunnen ook worden opgenomen in het beleid.

1. Moedig medewerkers aan om content van het bedrijf te delen

Medewerkers zijn een belangrijke ambassadeur met een relevant netwerk en kunnen een grote rol spelen bij het verspreiden van de boodschap van de organisatie.

2. Neem de angst weg om content te delen voor je medewerkers

Medewerkers durven vaak geen content te delen, omdat ze bang zijn om fouten te maken. Zorg dat ze weten wat wel en niet mag en neem de onzekerheid weg.

3. Leg de uitgangspunten van je merk uit aan je medewerkers

Als medewerkers weten wat de richtlijnen zijn rondom je merk, dan zullen ze eigen posts maken die aan deze richtlijnen voldoen. Dit maakt je merkidentiteit eenduidiger.

4. Laat medewerkers zich bewust zijn van hun eigen handelen op social media

Wij zeggen wel eens: “Durf je het in de krant te zetten? Dan kun je het ook op social media kwijt”. Is het antwoord hierop ‘nee’ dan gaat het waarschijnlijk om gevoelige informatie. Deze nuance kun je aanbrengen met socialmedia-richtlijnen. Net als antwoorden op vragen als:

• Wanneer kun je iets absoluut niet delen?
• Wat kan zonder meer gedeeld worden?
• Wanneer is het handig om een post even te verifiëren met een leidinggevende?

Hieronder enkele voorbeelden onder voorbehoud van wijzigingen:

• Handreiking van de Koninklijke Nederlandsche Maatschappij tot bevordering der Geneeskunst (KNMG), vastgesteld door het Federatiebestuur op 10 november 2011 en tussentijds geactualiseerd in november 2017. Deze handreiking vormt een addendum op de KNMG-richtlijn Online arts-patiënt contact (herziene versie, 2007). Artsenfederatie KNMG vertegenwoordigt ruim 59.000 artsen en studenten geneeskunde. Van de KNMG maken deel uit De Geneeskundestudent, de Federatie Medisch Specialisten, de Koepel Artsen Maatschappij en Gezondheid (KAMG), de Landelijke vereniging van Artsen in Dienstverband (LAD), de Landelijke Huisartsen Vereniging (LHV), de Nederlandse Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde (NVAB), de Nederlandse Vereniging voor Verzekeringsgeneeskunde (NVVG) en de Vereniging van Specialisten in ouderengeneeskunde (Verenso). www.knmg.nl/socialmedia

Klik hier voor de PDF

#32302 #3303 #4304 4303

Richtlijnen van De Tweetfabriek/TNT/PostNL:

Waarom is er gekozen voor richtlijnen in plaats van een officieel <uw organisatie>-beleid op het gebied van social media? Om de volgende redenen. Om te beginnen vinden wij het bij <uw organisatie> niet wenselijk om jou de les te gaan lezen; activiteiten op sociale netwerken zijn per definitie uiterst persoonlijk. Verder zijn er letterlijk honderden verschillende social media platformen en komen er steeds meer bij. Dit zorgt ervoor dat het social media ‘landschap’ en de interactie tussen mensen voortdurend veranderen. Als werknemer moet je altijd al handelen in de belangen van <uw organisatie>, dat hoeft hier dus niet geregeld te worden. Een allesomvattende benadering is dus praktisch noch realistisch.

Hieronder vind je enkele algemene beginselen die van pas kunnen komen bij je activiteiten op social media:

1. Ken onze kernwaarden/gedragscode en het internet- en e-mailbeleid
Zorg ervoor dat je onze Gedragscode en Gedragscode internet- en e-mailgebruik hebt gelezen en bekend bent met de inhoud. De gedragscodes dienen als leidraad voor <uw organisatie>-medewerkers in hun omgang met collega’s, cliënten en andere belanghebbenden. Ze zijn dan ook volledig van toepassing op social media-activiteiten.

2. Geef aan dat je geen officiële woordvoerder bent
Wij juichen social media activiteiten van harte toe. Maak wel duidelijk dat het hier je persoonlijke opvattingen en meningen betreft, met name als het gaat om onderwerpen die verband houden met de activiteiten van <uw organisatie>. Voeg zo nodig een disclaimer toe. Bijvoorbeeld: ‘De hier gepubliceerde uitingen vertegenwoordigen uitsluitend mijn persoonlijke meningen en opvattingen en komen niet noodzakelijkerwijs overeen met die van <uw organisatie>.’ Zo geef je aan dat je niet namens <uw organisatie> spreekt.

3. Zakelijk gebruik social media
Het is soms niet helemaal duidelijk wanneer zakelijk eindigt en privé begint, maar als dat wel helder is bewaar privégebruik van social media dan voor buiten werktijd.

4. <uw organisatie> kernwaarden Social media biedt vooral kansen om kernwaarden van <uw organisatie> uit te dragen. Jij bent een ambassadeur van de gehandicaptenzorg ,en specifiek van <uw organisatie> , en kunt laten zien waar <uw organisatie> voor staat.

5. Houd je aan de <uw organisatie> huisstijl Het is belangrijk dat het merk <uw organisatie> consequent wordt toegepast. Wil je het <uw organisatie>-logo in je profiel opnemen, dan dien je de <uw organisatie>-huisstijl te volgen. Vervorm het logo niet (bijv. door het op te rekken). Gebruik de juiste kleuren. Zie voor meer details de <uw organisatie>-huisstijl.

6. Houd er rekening mee dat je je in een sociale omgeving begeeft Gedraag je op social media zoals je bij andere sociale gelegenheden – een vergadering, een feestje, of een praatje bij de koffieautomaat – zou doen. Goede manieren zijn belangrijk: stel jezelf voor, doe je niet voor als iemand anders, verstoor of onderbreek andermans gesprekken niet, enz. Zorg dat je acties en gedrag overeenkomen met het imago dat je op werk wilt uitdragen. Bedenk dat je in een sociale ruimte – online dan wel offline – je manager, je collega’s, je cliënten en andere belanghebbenden deelgenoot maakt van wat je doet.

7. Vergeet niet: Google onthoudt alles Alles wat je online publiceert blijft lang bestaan. Houd dit in gedachte voordat je iets op internet plaatst waar je later misschien spijt van krijgt.

Gedragscode Prorail

Geen vertrouwelijke informatie Deze richtlijn staat ook in de ProRail gedragscode en is nadrukkelijk van belang bij online communicatie vanwege
het openbare karakter. Zorg dat vertrouwelijke informatie ook vertrouwelijk blijft. Denk aan informatie over bedrijfsvoering, beleid en privacygevoelige gegevens. Breng ook
geen informatie naar buiten die nog niet naar buiten gebracht mag of kan worden, maar wacht eerst de officiële berichtgeving van de organisatie af. Als je twijfelt, verzend
het bericht dan niet!

Op persoonlijke titel

Als je iets over ProRail zegt praat dan in de ik-vorm en zorg daarbij dat anderen weten wat jouw rol binnen ProRail is. Onduidelijkheid over de bron geeft ook onduidelijkheid
over de informatie. Hoe kom jij aan je informatie? En waarom zou iemand iets anoniem of onder een andere naam over ProRail zeggen? Zo kun je bijvoorbeeld in je
profiel zetten dat je op persoonlijke titel schrijft.

Bedenk goed wat je zegt

Negatieve uitingen over ProRail en onze relaties beïnvloeden onze reputatie negatief. Wees voorzichtig met wat je op social media zegt over leveranciers, klanten en partners
van ProRail. Ook deze partijen kunnen je bericht vinden. Stel jezelf bij het plaatsen van een bericht eens de vraag of de partij waarover je praat een nadelige beslissing
kan maken naar aanleiding van je bericht. Kan het bericht jouw relatie en de relatie van ProRail met de andere partij beïnvloeden?

Check de feiten: klopt het wat je zegt?

Als je iets over ProRail zegt, zorg dan dat je zeker weet dat de informatie klopt. Blijf bovendien feitelijk en laat je emotie niet de boventoon voeren.

Beperk je tot je eigen vakgebied

Wanneer je vragen of uitingen over ProRail tegenkomt die buiten jouw specifieke vakgebied vallen, mail het betreffende bericht dan naar socialmedia@prorail.nl. De vraag
wordt dan centraal afgehandeld. Jij bent als ProRailer op social media geen aanspreekpunt voor de hele organisatie.

Houd ons op de hoogte

Wanneer je een eigen blog of account wilt starten over ProRail of over een onderdeel van ProRail (dus geen account namens ProRail, maar over ProRail) dan dien je dit
door te geven aan socialmedia@prorail.nl. Op deze manier houdt ProRail zicht op de plekken waar online over de organisatie wordt gecommuniceerd. Geef hierbij in ieder
geval duidelijk aan dat het hier niet om een officieel kanaal van ProRail gaat en gebruik geen ProRailhuisstijl.

Geef geen antwoord op vragen van journalisten

Journalisten/media die je benaderen met vragen over ProRail stuur je door naar de woordvoerders van Communicatie op 088-2313131. Op prorail.nl/pers vind je
meer informatie.

Eigen verantwoordelijkheid

Het niet ter harte nemen van de richtlijnen kan zowel voor jezelf als voor ProRail gevolgen hebben. Communiceer daarom verstandig en houd deze richtlijnen
in gedachten.

Richtlijnen CNV

1. 1. Werknemers proberen kennis en andere waardevolle informatie te delen, mits die informatie niet vertrouwelijk is en het CNV niet schaadt. Werknemers publiceren niet ongevraagd vertrouwelijke of andere merk gebonden informatie. Voor het publiceren van gesprekken wordt eerst toestemming gevraagd aan de leidinggevende of de daarvoor verantwoordelijke afdeling of persoon.

1. 1. Werknemers mogen geen vertrouwelijke en/of schadelijke informatie verstrekken over klanten, partners of leveranciers zonder hun goedkeuring. Hierin wordt geen onderscheid gemaakt tussen informatie over het product en de persoon of het bedrijf.
   2. Wees extra voorzichtig bij het publiceren over, of in discussie gaan met, een klant of concurrent. Verkeerd opgevatte of slecht onderbouwde stukken, kunnen direct nadelige gevolgen hebben voor het CNV.

1. 1. Het CNV ondersteunt de open dialoog en de uitwisseling van ideeën en het delen van kennis. Werknemers die publiceren op een website (of andere sociale media) anders dan die van het CNV over een onderwerp dat wel te maken kan hebben met het CNV, maken kenbaar of zij op persoonlijke titel publiceren. Als werknemers namens het CNV spreken, vermelden zij hun organisatie en functie.
   2. Bestuurders, managers, leidinggevenden en degene die namens de organisatie het beleid en de strategie uitdragen hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het gebruik maken van social media. Voor sommige functies geldt dat iemand altijd wordt gezien als CNV’er – ook als hij een privé-mening verkondigt. Op grond van hun positie moeten werknemers nagaan of zij op persoonlijke titel kunnen publiceren.

1. 1. Werknemers zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die ze, voor zover dat niet tot hun functie behoort, publiceren op blogs, wiki’s, fora en andere media die gebaseerd zijn op user-generated content. Zij zijn zich ervan bewust dat wat zij publiceren voor langere tijd openbaar zal zijn, met gevolgen voor hun privacy.
   2. Wanneer een online discussie dreigt te ontsporen, of in het ergste geval al helemaal ontspoort is, neem dan direct contact op met de verantwoordelijke afdeling/persoon en overleg over de te volgen strategie.

1. Bij de geringste twijfel over een publicatie of over de raakvlakken met het CNV is het verstandig contact te zoeken met je leidinggevende of de daarvoor verantwoordelijke afdeling/persoon